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Controladoria Jurídica é setor estratégico nos escritórios de advocacia

Controladoria Jurídica - By Carolina Cunha e Patrícia Santos

Nesse artigo apresentamos a controladoria jurídica como uma forma de gestão especializada nos escritórios de advocacia bem como os benefícios que esse setor pode gerar para as organizações. Abordamos o uso da Controladoria como uma ferramenta indispensável na gestão e automação operacional dos escritórios, melhorando os procedimentos internos em busca de maior qualidade, redução de riscos e melhores resultados.

Nos tempos atuais, a evolução da tecnologia bem como o acesso à informação, tornaram os negócios mais complexos e dinâmicos. Estes e outros fatores causaram transformações significativas em todos os segmentos de mercado inclusive nos escritórios de advocacia, transformando-os em empresas com processos otimizados e gestão empresarial.

A digitalização dos processos, o alto volume de litigiosidade, a diminuição no tempo de tramitação e a necessidade de adequação às novas formas de trabalho, fizeram com que os escritórios de advocacia buscassem novas ferramentas de aprimoramento técnico e investissem em formas especializadas de gestão. Em contrapartida, criou também oportunidades para otimização de processos e implementação de uma gestão jurídica automatizada, que por intermédio de um software de gestão, centraliza a produção dos serviços jurídicos e assegura um padrão de qualidade nas atividades executadas.

Essa organização é realizada pela controladoria jurídica que é um setor ou departamento do escritório responsável pela implantação e otimização de procedimentos internos que auxiliam na produção jurídica, realizando a gestão de todas as atividades administrativas e apresentado, por meio de indicadores de desempenho, os resultados obtidos pelo escritório em sua função mais importante – a prestação de serviços jurídicos – tanto em matérias contenciosas quanto consultivas.

O principal objetivo da controladoria é desenvolver métodos para controles efetivos de prazos e contingências, para isso, cria e analisa indicadores de desempenho que possibilitam um monitoramento constante das atividades individuais e coletivas, revelando a melhor forma de trabalho e proporcionando aos gestores condições de identificar ameaças e riscos internos. Aspectos operacionais e gerenciais como perda de prazos, controles, conferencias e revisões são alguns dos riscos que podem facilmente ser avaliados, podendo também possibilitar a análise de riscos estratégicos envolvendo orçamento, contingenciamento geral e provisões dentre outros.

A controladoria jurídica também atua como suporte ao setor técnico, realizando atividades administrativas e proporcionando condições para o desenvolvimento do trabalho puramente técnico (atendimento ao cliente, elaboração de petições, consultorias, etc.). Em outras palavras, a existência desse departamento permite que o advogado técnico se dedique ao estudo de casos específicos e garante segurança durante o trâmite processual, uma vez que propicia a realização de auditoria entre equipes.

Dessa forma, o controle de processos vai além do acompanhamento processual, cadastro de ações no sistema, emissão de guias de custas, gestão de correspondentes, protocolos de petições, controle de prazos e audiências entre outras atividades ligadas à produção jurídica. É possível, ainda, obter informações quantitativas e qualitativas dos cumprimentos de prazos, dos resultados obtidos nas ações, produtividade da equipe e comportamento da carteira de processos do escritório.

Para Samantha Albini, autora do livro Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia, essa análise de resultados da produção jurídica é o grande “plus” da controladoria quando em comparação a outras estruturas de suportes existentes, pois significa a criação e geração periódica de relatórios de resultados que indicarão a quantidade e a qualidade dos processos gerenciados pelos escritórios e servirão como base para avaliação do alcance das metas previamente estabelecidas quando comparados com resultados de períodos anteriores.

Segundo a autora, somente com os indicadores é que os escritórios conseguirão medir efetivamente o desempenho da produção jurídica, ou seja, do atendimento aos clientes, dos clientes ativos e inativos, dos processos encerrados por acordos, dos encerrados por decisões judiciais, das fases e ricos dos processos, do peticionamento, do comparecimento em audiências, das decisões favoráveis, da quantidade de horas envolvidas em atuação consultiva, entre tantos outros (2014, p. 180 -181).

Nesse sentido, destaca-se a função de indicadores de desempenho, cuja aplicação possibilita o reporte de informações aos gestores e aos clientes, de forma a acompanhar e avaliar se os resultados gerados estão de acordo com o planejado, proporcionando o alcance das metas estabelecidas.

Estas características tornam a controladoria um setor estratégico dentro do escritório de advocacia, sendo a principal responsável pela manutenção da qualidade dos serviços jurídicos. Para isso, utiliza técnicas como elaboração de manuais de procedimentos da gestão jurídica e treinamentos internos, garantindo a profissionalização dos colaboradores e consequentemente agilidade e qualidade nos serviços prestados.

Outra característica importante da controladoria jurídica é a manutenção do relacionamento com os clientes, criando um canal direto de comunicação entre o cliente e o escritório, fornecendo informações precisas sob demanda e/ou encaminhando relatórios periódicos sobre as movimentações processuais de suas carteiras. Ao oferecer maior segurança e acesso facilitado às informações, a percepção do controle rigoroso dos prazos e audiências por parte do cliente elevam a credibilidade, confiança e gera fidelização.

Assim, por meio da implementação de uma controladoria jurídica torna-se possível utilizar informações para gerar resultados, prevenir riscos gerenciais, melhorar o relacionamento com os clientes e ao mesmo tempo elevar qualidade e segurança dos serviços.



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